Udbudsbekendtgørelse (PDF)

 

Udbudsbetingelser (Word)  

 

Kravspecifikation (Word)

 

Kontrakt (Word)

 

Kontraktbilag 3 (Word)

 

Kontraktbilag 4 (Word)

 

Tro og love erklæring (PDF)

Vedrørende tilbudsfrist

 

NB! Vedrørende tilbudsfrist, bemærkes det, at udbudsmaterialet blev up-loadet på denne hjemmeside den 18. september 2012, hvilket er samme dato som udbudsbekendtgørelsen blev sendt til offentliggørelse. Imidlertid har der på grund af it-tekniske problemstillinger først været fri adgang til udbudsmaterialet i dag den 19. september 2012. Tilbudsfristen er derfor udskudt en dag til onsdag den 31. oktober 2012 kl. 12.

 

Der er fremsendt berigtigelse af udbudsbekendtgørelsen til TED, ligesom udbudsmaterialet nu ligger på hjemmesiden i opdateret form.

 

  

Spørgsmål/Svar

 

Rettelse til svar på spørgsmål nr. 6

Legat- og biregnskaber skal revideres, hvis de indgår som en del  af kirkekassens regnskab, men kun en meget lille del skal særskilt revisionspåtegnes. Det drejer sig om ca. 55 gamle sager om kirkeistandsættelser på landsplan, hvor der er ydet statsligt tilskud. Tilskudsordningen er lukket for nye sager.

_ _ _ _ _

  

Spørgsmål 1 stillet den 10 oktober 2012 i mail modtaget kl. 16.24:

”I hvilket tidsinterval tænkes det i kravsspecifikationens pkt. 5 nævnte regnskabssyn udført (fra dato til dato).”

 

Svar på spørgsmål 1:

Regnskabssynet skal udføres inden regnskabet godkendes af menighedsrådet. Tidligst fra 1. januar i året efter regnskabsåret.

 

Spørgsmål 2 stillet den 10 oktober 2012 i mail modtaget kl. 16.24:

”I bilag 3 skal der i felt nr. A2 angives en "fast pris pr. regnskabssyn," jf. kontraktens pkt. 5.

 

I "underteksten" er anført:

 

"i et antal svarende til 25 pct. af antallet af kirkekasser omfattet af delaftalens revisionsområde."

 

Skal oplysningen i felt A2 angive prisen for regnskabssyn af en kasse eller for en samlet pris for 25 % af det antal kirkekasser, der er nævnt i "Udbudsbetingelser" pkt. 5. For eksempel 25 % af delaftale 1, 102 kasser, svarende til regnskabssyn af 25,5 kirkekassers årsregnskaber?

  

Svar på spørgsmål 2:  

Tilbudsgiver skal oplyse prisen for ét regnskabssyn af én kasse i felt A2.

 

Tilbudsgiver skal således ikke oplyse en samlet pris for 25 % af det antal kirkekasser, der er nævnt i "Udbudsbetingelser" pkt. 5.

 

Teksten i kontraktbilag 3 og udbudsbetingelsernes pkt. 5,  forklarer tilbudsgiverne, hvordan den ordregivende myndighed evalueringsteknisk vil lade optionen indgå i ordregivers evaluering af prisen. Dette fremgår af kontraktbilag 3:

  

"Evalueringen af tildelingskriteriet "pris" vil - i overensstemmelse med udbudsbetingelsernes pkt. 5 - af evalueringstekniske hensyn ske på baggrund af en "fiktiv" evalueringspakke, der består af:

 

1 årlig revidering af de lokale kirkelige kasser (prisen angivet i felt nr. A1).

+

Udnyttelse af option på regnskabssyn af kirkekasser (prisen angivet i felt nr. A2) i et antal svarende til 25 pct. af antallet af kirkekasser omfattet af delaftalens revisionsområde." [Ordregivers fremhævelse ved svar] 

 

Det samme fremgår af udbudsbetingelsernes pkt. 5. "

 

Svar på spørgsmål 3-18 indkommet i perioden 15. oktober 2012 til 23. oktober 2012

 

Spørgsmål 3:

 

Kan revisor ved afgivelsen af sit tilbud tage afsæt i, at der i alle kirkekasser er etableret velfungerende forretningsgange og betryggende bogholderifunktioner?

 

Såfremt dette ikke er tilfældet bedes beskrevet, hvilke forudsætninger revisor i øvrigt kan lægge til grund for priskalkulationen.

 

Svar på spørgsmål 3:

 

Udbuddet omfatter i alt ca. 1863 forskellige selvstændige kasser af forskellig størrelse samt 103 provstiudvalgskasser fordelt på 14 revisionsområder/delaftaler under 10 stiftsøvrigheder. De etablerede forretningsgange og bogholderifunktioner må derfor forventes naturligt at variere.

 

Forudsætningerne som revisor kan lægge til grund for priskalkulationen fremgår af udbudsmaterialet.

 

Spørgsmål 4:

 

En række kirkekasser har valgt, at outsource bogholderifunktionen til en regnskabsfører – enten hos en anden kirkekasse eller hos en ekstern leverandør. Dette antages at have stor betydning for tilrettelæggelsen og udførelsen af uanmeldte beholdningseftersyn, idet det antages, at være muligt at foretage uanmeldte beholdningseftersyn for flere kirkekasser hos en regnskabsfører, såfremt denne varetager regnskabsfunktionen for flere kirkekasser.

 

Vi vil derfor bede udbyder supplere oversigten over antallet af kirkekasser pr. delaftale i ”udbudsbetingelser” side 6 med angivelse af, hvor mange regnskabsførere – og dermed lokationer, der skal besøges i forbindelse med beholdningseftersyn – der er under hver delaftale.

 

Svar på spørgsmål 4:

 

Udbuddet omfatter i alt ca. 1863 forskellige selvstændige kasser af forskellig størrelse fordelt på 14 revisionsområder/delaftaler under 10 stiftsøvrigheder samt 103 Provstiudvalgskasser. Ordregiver har ikke en præcis oversigt over, hvilke kirkekasser der har outsourcet bogholderifunktionen til en regnskabsfører.

 

Det kan dog supplerende oplyses, at i nogle større bysogne varetages bogholderfunktionen af kordegne.  En stikprøveundersøgelse viser, at der i Roskilde Stift er ca. 1-3 kasser pr. regnskabsfører. I Lolland-Falsters Stift er der ca. 32 regnskabsførere til ca. 80 kasser, hvor nogle enkelte har 7-8 kasser. I landsognene er der en stigende tendens til, at en ekstern regnskabsfører varetager bogholderi/regnskabsfunktionen for 5-8 kasser.

 

Spørgsmål 5:

 

I hvilken grad kan revisor forudsætte, at uanmeldte beholdningseftersyn kan foretages indenfor almindelig arbejdstid?

 

Svar på spørgsmål 5:

 

Ordregiver forventer, at en betydelig del af de uanmeldte beholdningseftersyn kan foretages inden for almindelig arbejdstid.

 

Spørgsmål 6:

 

  1. Det er anført, at kirkekassernes regnskab omfatter kollekt, legat- og andre biregnskaber, herunder byggeregnskaber hvortil der ydes statstilskud. Det ønskes oplyst, om legat- og andre biregnskaber skal særskilt revisionspåtegnes?

 

b)   Såfremt dette er tilfældet ønskes oplyst, om der kan opkræves særskilt honorar  for disse regnskaber?

 

c) Alternativt ønskes oplysning om det normale antal af legat- og biregnskaber pr. år pr. stift?

 

Svar på spørgsmål 6:

 

a) Ja, legat- og andre biregnskaber skal særskilt revisionspåtegnes.

 

 

b) Følgende fremgår af kontraktens pkt. 5 (vederlag):

 

"Leverandøren er berettiget til et fast vederlag som angivet i kontraktens bilag 3 for årlig revision af samtlige de lokale kirkelige kasser, der er omfattet af denne delaftale. En årlig revision udgøres således af den pr. regnskabsår udførte forvaltnings- og finansielle revision af de lokale kirkelige kasser henhørende under det i denne kontrakt omhandlede revisionsområde. "

 

Af kravspecifikationens pkt. 3 fremgår følgende:

 

"Specifikation af den årlige revisionsydelse

 

Revisionen omfatter de i bilag l nævnte regnskaber. Kirkekassernes regnskab omfatter kollekt, legat- og andre biregnskaber, herunder byggeregnskaber hvortil der ydes statstilskud."

 

                     

Den af revisor afgivne pris for ydelsen, er en fast pris. Den årlige revisionsydelse omfatter - som det fremgår af kravspecifikationens pkt. 3 - revision af kollekt, legat- og andre biregnskaber, herunder byggeregnskaber hvortil der ydes statstilskud. Der kan således ikke opkræves særskilt revisionshonorar for revisionen af disse.   

 

c) Antallet af biregnskaber kan ikke oplyses præcist og varierer fra år til år. I nedenstående tabel oplyses tal indhentet fra stiftsøvrighederne i foråret 2012

 

Delområde

Biregnskaber uden anlægsregn

skaber (hvis ikke andet er nævnt).

1.   Københavns

15

2.   Helsingør

Ca. 5-10

3.  Roskilde rev. omr. a

0-3 pr. provsti

4.  Roskilde rev  omr.b

0-3 pr. provsti

5.   Lolland-Falster

1-2

6.   Fync

13

7.   Fynd

22

8.  Aalborg e

113 inklusive. anlægsregnskaber

9.  Aalborg f

10 inkl. anlægsregnskaber

10. Viborg

14

11. Aarhus

19

12.  Ribe

31

13.  Haderslev rev.omr. g

Ca. 100 (Mest kollekt)

14. Haderslev rev.omr. h

Ca. 20 (Mest kollekt)

 

Det kan endvidere oplyses, at der i 2011 var byggesager vedrørende ca. 25 % af kirkerne i hele landet med et spænd på mellem 15 % og 30 %. Ikke alle byggesager medfører et byggeregnskab, der revideres særskilt.

 

 

Spørgsmål 7:

 

Det er anført, at revisor skal være til rådighed for relevante henvendelser til brug for revisionen fra menighedsråd og provstiudvalg. Det ønskes oplyst, hvorvidt der kan opkræves særskilt honorar for revisors arbejde i forbindelse med disse henvendelser?

 

Såfremt dette ikke er tilfældet ønskes et estimat på forventet tidsforbrug i forbindelse hermed, eventuelt baseret på historik.

 

Svar på spørgsmål 7:

 

Følgende fremgår af kontraktens pkt. 5 (vederlag):

 

"Leverandøren er berettiget til et fast vederlag som angivet i kontraktens bilag 3 for årlig revision af samtlige de lokale kirkelige kasser, der er omfattet af denne delaftale. En årlig revision udgøres således af den pr. regnskabsår udførte forvaltnings- og finansielle revision af de lokale kirkelige kasser henhørende under det i denne kontrakt omhandlede revisionsområde."

 

Af kravspecifikationens pkt. 4 fremgår følgende:

 

"Øvrige forhold omkring revisionsopgaven

 

[…]

 

Revisor skal være til rådighed for relevante henvendelser til brug for revisionen fra menighedsråd og provstiudvalg."

 

 

Den af revisor afgivne pris for ydelsen, er en fast pris. Revisionsopgaven omfatter - som det fremgår af kravspecifikationens pkt. 4 - at revisor skal være til rådighed for relevante henvendelser til brug for revisionen fra menighedsudvalg og provstiudvalg.

 

Der kan således ikke opkræves særskilt honorar for revisors arbejde i forbindelse med disse henvendelser.  

 

Den ordregivende myndighed har ikke en samlet oversigt over det tidligere forbrug i forbindelse med revisors arbejde i forbindelse med sådanne henvendelser. Den ordregivende myndighed minder om, at revisor alene skal stå til rådighed for relevante henvendelser til brug for revisionen, og at der herved er indtænkt en begrænsning i revisors forpligtelse til at stå til rådighed.

 

Spørgsmål 8:

 

a) I forbindelse med de seneste udbud af revisionsydelser i den offentlige sektor har udbyderne ønsket størst mulig budgetsikkerhed omkring revisionshonoraret og fokus har således været at undgå uventede ekstraregninger vedrørende revisionen. Derfor en præcisering af i hvilke tilfælde man fra de enkelte stiftsøvrigheder vil acceptere at revisor fakturerer udover det aftalte honorar?

 

b) Hvordan aftales satser for eventuelle særydelser?

 

Svar på spørgsmål 8:

 

a) Følgende fremgår af kontraktens pkt. 5 (vederlag):

 

"Leverandøren er berettiget til et fast vederlag som angivet i kontraktens bilag 3 for årlig revision af samtlige de lokale kirkelige kasser, der er omfattet af denne delaftale. En årlig revision udgøres således af den pr. regnskabsår udførte forvaltnings- og finansielle revision af de lokale kirkelige kasser henhørende under det i denne kontrakt omhandlede revisionsområde.

 

Såfremt option på regnskabssyn, jf. pkt. 3.2 udnyttes, er Leverandøren berettiget til en fast pris pr. regnskabssyn som angivet i kontraktens bilag 3."

 

Den af revisor afgivne pris for ydelsen er en fast pris. En delaftale omfatter således ikke øvrige ydelser, udover den årlige revision af samtlige lokale kasser henhørende under delaftalens revisionsområde, samt regnskabssyn som defineret i kontraktens pkt. 3.2, såfremt den ordregivende myndighed vælger at gøre brug af optionen.

 

b) Af den netop ovenfor fremførte grund, skal eller kan der ikke aftales satser for eventuelle særydelser under den enkelte delaftale.

 

Spørgsmål 9:

 

Vedrørende egnethed:

 

Vi har ikke tidligere revideret kirkekasser. Vi har revideret friskoler, bosteder, børnehaver m.v., som alle er underlagt kommuner, samt LAG underlagt Direktoratet for FødevareErhverv. Kan det bruges som reference?

 

 

Svar på spørgsmål 9:

 

Af udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.3) Teknisk kapacitet fremgår følgende vedrørende egnethedsvurderingen:

 

"Som mindstekrav kræves 1 reference, der dokumenterer erfaring med revision      for en kirkelig myndighed eller offentlige myndigheder, herunder offentlige              myndigheder henhørende under EU, statslige, regionale eller kommunale myndigheder."  

 

Ved tilbudsgivers henvisning til "LAG, underlagt Direktoratet for FødevareErhverv", forstår ordregiver dette som en henvisning til de 55 foreninger/lokale aktionsgrupper, der ifølge Ministeriet for Fødevarer, landbrug og fiskeris hjemmeside arbejder med støtte fra ministeriet og EU:

 

(http://www.landdistriktsprogram.dk/stoettede_projekter.aspx?ID=76829)

 

 

Det afgørende for, hvorvidt der er tale om en offentlig myndighed vil i denne sammenhæng være, hvorvidt myndigheden kan dokumentere en reference, der fremviser erfaring med revision for en institution, der er underlagt kravene til forvaltningsrevision jf. rigsrevisorlovens § 3, der fastlægger forvaltningsrevision som en del af god offentlig revisionsskik.

 

 

Spørgsmål 10

 

Udbudsmaterialet indeholder ingen beskrivelser af, hvilke regnskabssystemer der anvendes. Det mest anvendte regnskabssystem er sandsynligvis Brandsoft/Skovbo – nu EG. Er der kirkekasser, der anvender andre systemer kan det få betydning for revisionsplanlægningen og dermed for tilbudsgivningen, hvis ikke systemet har indbygget samme automatik og sikkerhed i forbindelse med regnskabsaflæggelsen som EG?

 

Ordregiver anmodes om en oversigt over, hvilke regnskabssystemer provstier/kirkekasser under de enkelte Stifter anvender?

 

Svar på spørgsmål 10:

 

Der stilles ikke krav til, hvilket regnskabssystem der skal anvendes til menighedsrådenes kasser. Der bliver således anvendt andre systemer til regnskabsregistrering end Brandsoft/Skovbo. Provstiudvalgskasserne anvender i øjeblikket Brandtoft/Skovbos løsning, idet denne løsning efter afholdt udbudsforretning bliver indkøbt og finansieret af folkekirkens fællesfond.

 

Det er ordregivers skøn, at over 80 % af alle kasser anvender en løsning fra Brandsoft/Skovbo. Øvrige kasser anvender andre systemer, hvis nærmere fordeling ikke er kendt for ordregiver.

 

Spørgsmål 11

 

a) Ordregiver anmodes om en oversigt pr. stift/revisionsområde, hvordan regnskabsføringen er tilrettelagt - under den enkelte kirkekasse eller samlet i grupper (regnskabskontorer)?

 

Svar på spørgsmål 11:

 

a) Der henvises til svaret på spørgsmål 4

 

Spørgsmål 12:

 

Af udbudsmaterialets kravspecifikation (pkt. 5) fremgår, at der skal gives option på et regnskabssyn, defineret ved:

 

”Gennemgang af regnskabets forside, menighedsrådets forklaringer, resultatdisponering samt bilag for slå og tastefejl og sikring af, at siderne er udfyldte.”

 

Ordregiver bedes uddybe indholdet af regnskabssynet nærmere, så det er klart for tilbudsgiver hvori regnskabssynet består?

 

Svar på spørgsmål 12:

 

Regnskabssynet er som påpeget af tilbudsgiver defineret i kravspecifikationen. Regnskabssynet har til formål at sikre en vis kvalitet af menighedsrådets arbejde - bl.a. til brug for offentliggørelse af regnskabet på Økonomiportalen. Regnskabssynet skal ikke betragtes som et særligt revisionsarbejde, jf. cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. §7.

 

Spørgsmål 13:

 

Af udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.3 fremgår, at der skal forelægges en liste over de betydeligste lignende ydelser udført inden for de seneste 3 år med angivelse af beløb og tidspunkter samt den offentlige eller private modtager (referenceliste).

 

Af udbudsbetingelsernes afsnit 4. Egnethedsvurdering fremgår, at der som mindstekrav kræves mindst 1 reference inden for de sidste 3 år, der dokumenterer erfaring med revision for en kirkelig myndighed eller offentlige myndigheder, herunder offentlige myndigheder henhørende under EU, statslige, regionale eller kommunale myndigheder.

 

a) Ordregiver bedes præcisere, hvad der menes med ”angivelse af beløb” jf. udbudsbekendtgørelsen i forhold til referenceoplysninger? Tilbudsgiver er af den opfattelse af honorarstørrelser for et givet kundeforhold alene er et anliggende mellem kunden og revisionsfirmaet, der er forbunden med tavshedspligt.

 

b)  Vil det ikke være tilstrækkeligt, såfremt vi oplyser om de revisionshonorarer, der er aftalt i de nuværende aftaler om revision af lokale kirkelige kasser?

 

Svar på spørgsmål 13:

 

A + b) Den ordregivende myndighed kan efter udbudsdirektivets art. 48, stk. 2, litra ii) vedrørende teknisk og faglig formåen kræve en forelæggelse af en liste over de betydeligste tjenesteydelser, der er udført i løbet af de sidste tre år med angivelse af beløb og tidspunkter, som gjort af ordregiver.

 

Ved "angivelse af beløb" henvises herved til referencens økonomiske værdi. Det er op til tilbudsgiver at afgøre, i hvilket omfang tilbudsgiver vil angive referencens økonomiske værdi. Ordregiver vil foretage sin egnethedsvurdering i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte og på baggrund af tilbudsgivers oplysninger.

 

Spørgsmål 14:

 

Ordregiver bedes oplyse, om tilbud fra en given leverandør vil blive erklæret ukonditionsmæssigt, såfremt leverandøren tilbyder en rabatordning baseret på volumen i forhold til tildeling af revisionsområder?

 

Svar på spørgsmål 14:

 

Angivelse af en rabatordning baseret på volumen i forhold til tildeling af revisionsområder anses for at være et forbehold for den valgte prisstruktur. Dette afspejles i kontraktbilag 3 (prisbilag) hvoraf følgende fremgår:

 

"Der må kun angives én pris i hvert grønne felt. Der må endvidere ikke anføres andet end en pris. Der kan således ikke anføres eventuelle forudsætninger eller rabatter m.v. i de grønne felter."

 

Af udbudsbetingelsernes pkt. 6 fremgår følgende om forbehold:

 

"Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav. Tilbud med forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige."

 

Pris udgør efter klagenævnets faste praksis et grundlæggende element i udbudsmaterialet.

 

Af udbudsbetingelsernes pkt. 6. 1 fremgår endvidere følgende om forbehold:

 

"Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav.

 

Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist.

 

Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende ydelserne og/eller deres udførelse.

 

Tilbudsgiver kan således ikke tage forbehold for udkast til kontrakt inkl. kravspecifikationen og øvrige bilag, der således udgør mindstekrav. Forbehold medfører, at tilbud vil blive afvist som ukonditionsmæssige. "

 

Tilbudsgivers spørgsmål kan således besvares bekræftende; såfremt der angives en rabatordning baseret på volumen i forhold til tildeling af revisionsområder, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt.

 

Spørgsmål 15:

 

Vi er i tvivl om følgende formulering i udbudsmaterialets afsnit 5.2. 1. pkt.:

 

"Det vægtes positivt, at beskrivelsen af håndtering af bogføringsbilag, samt udvælgelsen af konkrete områder for den forvaltningsmæssige revision, sandsynliggør en god kvalitet i løsningen af opgaven."

Ønskes en nærmere beskrivelse af, hvordan vi håndterer de lokale kirkelige kasseres bogføringsbilag i forbindelse med revisionen, eller hvordan skal ovenstående forstås?

Svar på spørgsmål 15:

 

Ja, der ønskes ved ovenstående citat en nærmere beskrivelse af, hvordan leverandøren vil håndtere de lokale kassers bogføringsbilag i forbindelse med revisionen, samt en beskrivelse af leverandørens udvælgelse af konkrete områder for den forvaltningsmæssige revision.

 

Ved evaluering af underkriteriet kvalitet, vil ordregiver tillægge det positiv værdi, hvis leverandøren ved sin beskrivelse heraf kan sandsynliggøre en god kvalitet i løsningen af opgaven.

 

Spørgsmål 16:

 

Af udbudsmaterialet fremgår det at udbuddet for delområde 11 (Århus) omfatter i alt 262 kasser. I 2011 var der 288 kasser. Er det korrekt forstået, at der forventes sammenlagt 26 kasser inden 2013?

 

Svar på spørgsmål 16:

 

Ja, der et korrekt forstået.

 

Spørgsmål 17:

 

Ifølge kontraktens punkt 6, Revisionsteam, (første afsnit side 8) skal kunden samtykke ved udskiftning af medarbejdere samt ændringer af den procentvise fordeling mellem de allokerede medarbejdere. Til afklaring af omfanget af kravet, har vi følgende spørgsmål:

 

a)  Skal ændring af procentvis fordeling af arbejde mellem eksempelvis 2 erfarne medarbejdere på samme niveau godkendes? Hvis dette er tilfældet kan kunden acceptere en procentafvigelse på 5% i timer i forhold til oplyste procentfordeling uden det kræver en godkendelse? Af praktiske hensyn vil det være hensigtsmæssigt at der tillades en afvigelse på eksempelvis 5%, uden at det kræver godkendelse.

 

b)  En del af revisionen foretages af mindre erfarne medarbejdere, eksempelvis bilagskontrol. Hvis der sker ændring i sammensætningen af mindre erfarne medarbejdere, eksempelvis fra en som er en del af teamet til en som ikke er en del af teamet. Skal ændring i medarbejdersammensætningen i dette tilfælde også godkendes, når det udførte arbejde efterfølgende kontrolleres af en erfaren medarbejder?

 

 

Svar på spørgsmål 17:

 

Af kontraktens pkt. 6 om revisionsteam fremgår følgende:

 

"Leverandøren forpligter sig til at opretholde den til gennemførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere.

 

Ved afgivelse af tilbud har Leverandøren angivet, hvilke medarbejdere Leverandøren vil anvende til opfyldelse af kontrakten, herunder med angivelse af procentvis fordeling mellem de allokerede medarbejdere. […]

 

Leverandørens udskiftning af medarbejdere, set i forhold til det under tilbudsafgivelsen oplyste revisionsteam, herunder også i forhold til ændringer af den procentvise fordeling mellem de allokerede medarbejdere, kræver Kundens skriftlige samtykke."

 

Ændring af procentvis fordeling af arbejde mellem eksempelvis to erfarne medarbejdere på samme niveau skal således altid godkendes.

Det bemærkes dog, at det sædvanligvis vil være uproblematisk at opnå kundens samtykke i det beskrevne eksempel.

 

b) Såfremt der sker ændringer i medarbejdersammensætningen skal Leverandøren indhente Kundens skriftlige samtykke i overensstemmelse med kontraktens pkt. 6 vedrørende udskiftningsprocedure, således at den medarbejder der ønskes på teamet, kan blive en del af teamet. Dette gælder også mindre erfarne medarbejdere, uanset at deres arbejde kontrolleres af en anden medarbejder.  

 

Det bemærkes dog, at det sædvanligvis vil være uproblematisk at opnå kundens samtykke i det beskrevne eksempel.

 

Spørgsmål 18:

 

I forbindelse med vores revision af XX Stift, har vi på foranledning af et krav fra rigsrevisionen foretaget en stedlig kontrol af gravstedsaftalerne ved en sammenholdelse af Stiftets registreringer med kartotekkerne hos de graverne (gravstedskartoteket), herunder en stikprøvevis kontrol af markeringerne på gravstedet med gravstedskartoteket.

Dette krav fremgår ikke af revisionsinstruksen - kan vi dermed konkludere at dette ikke længere er et krav.  

 

Svar på spørgsmål 18.

 

Ordregiver kan oplyse, at dette ikke er et krav. Ordregiver kan endvidere oplyse, at det aldrig har været et krav, som er stillet i det ministerielle regelværk.

 

   
© Lolland-Falsters Stift